Gratulerer! Du er den offisielle "begivenhetsplanleggeren" for et kommende program. Med ditt nye ansvar vil du kanskje ville ta en rask kikk på tipsene under som kan gi deg mer rom i budsjettet ditt:
1) Sesong/datoer: noen steder har høy- og lavsesong. avhengig av datoer kan du finne betydelige prisdifferanser. Dersom gruppen din kan treffes i eller rundt en ferie, er det verdt å se på hotel planner også.
a. Undersøkelse: dersom du har valgt en by, undersøk datoer der byen har store festivaler, konvensjoner som dekker hele byen, spesielle begivenheter (f.eks. Superbowl) osv. Dersom det fortsatt er mulig for deg å endre datoer, kan det hende du vil legge møtet enten en uke før eller etter viktige begivenheter i byen. Og planlegge noe i samme tidsrom kan bli kostbart, og veldig kaotisk for deltakerne dine.
2) Ukedagmønster: mange hoteller har enten behov for å fylle opp i helgen eller på ukedager. For eksempel, et hotell i et selskap kan være veldig bra, men tilbyr gode priser i helgene. Omvendt, det kan være et nydelig sted som har problemer med å fylle opp på ukedagene.
3) Er alle prisene som tilbys for en person i rommet, eller for flere personer på det samme rommet? Ofte møter romprisen budsjettet ditt, men dersom gruppen din er slik at du vil ha opp til 4 personer på hvert rom, kan du finne at prisen øker med fra 50-150 kr. pr. ekstra person i hvert hotellrom. Forsikre deg om at du velger riktige romtyper når du legger inn forespørselen din, slik at gruppehotellratene du får er mest mulig nøyaktige.
4) Se etter tillegskostnader på forhånd ved å bruke hotellinfo knappen til venstre for hotelltilbudet: er det noen plassavgifter på stedet du er interessert i? Hva med parkeringsavgifter? Tillater hotellet dyr, og hvis det gjør det, kommer det avgifter i tillegg? Er det noen obligatoriske avgifter på toppen av romavgifter? Disse tilleggsavgiftene kan resultere i et betydelig tilleggsbeløp, og noen av disse kan du forhandle om, avhengig av hvor godt din handel passer til det spesielle hotellet.
a. Se etter alt som er inkludert i prisen: noen hoteller inkluderer gratis frokost, ettermiddagsmottakelser som er åpen for hotellets gjester, tilgang til trimrom eller internetttilgang når man bor på hotellet. Disse spissfindighetene er ikke bare kostnadsbesparende, men kan også øke følelsen av et vellykket opphold på hotellet. Disse tillegsgodene vil være oppført i kommentardelen til alle hotelltilbudene, rett under hotellets gruppepris.
5) Mat og drikke: dersom du planlegger å arrangere en bankett under ditt opphold, sørg for at den informasjonen er oppført i gruppeforespørselen din. Dette sikrer at kun hoteller som kan håndtere dine bankettønsker svarer på forespørselen. Det er også mer sannsynlig at hoteller som har bankettrom vil blokkere rommene gruppen trenger og at de vil kunne gi ytterligere avslag dersom gruppen bruker deres tjenester format og drikke og bankettfasiliteter. Med en gang du har funnet et hotell med alle de tjenestene du har behov for og som er innenfor ditt budsjett, bruker du kontakt hotellet knappen og får en rekke menyer. Se tjenestepriser og avgifter. På toppen av prisen for bankettmenyen vil disse avgiftene legge til mellom 20-40 % i tilleggskostnader. Måter å senke kostnadene på:
a. HotelPlanner.com vil forsøke å forhandle frem en 20 % til 50 % rabatt på mat og drikke. Se kommentardelen for hotelltilbud om disse rabattene.
b. Kom med et menyeksempel og hvor mye du forventer å måtte betale inkludert, å pressentere til hotellet. For eksempel, inkluder frokost med ulike brødtyper, fruktjuice, og kaffe/te, for en inkludert pris på kr. som er ditt mål/budsjett pr.person, og se om de kan endre sin meny for å møte ditt budsjett. De fleste Hotel Planner hoteller vil tilby gruppen din gratis frokost, dette vilogså være oppført i hotelltilbuds kommentardelen.
c. Se på menyene til hotellrestaurantene. Hvis gruppen din er liten, kan du ville dra nytte av å spise i hotellrestauranten eller på et spisested i nærheten.
6) Audiovisuelt: bring dine audiovisuelle behov til hotel planner's salgsrepresentant og be om et individuelt tilbud. En dyr ting å leie er LCD spiller. Noen ganger lønner det seg å kjøpe sin egen, spør likevel representanten om "oppkoplings" avgifter når du tar med ditt eget utstyr.
7) Leie av møterom: hvis antall gjesterom matcher antall deltakere på møtene dine, vil du sansynligvis ha mer rom til å forhandle fram møterom. Dersom gruppen trenger plass til utfoldelse, plass til utbrudd eller et større møterom (f.eks. for 100 mennesker, og du bestiller 10 gjesterom pr natt), må du forvente å betale leie for møterommet. Hotel Planner kan påvirke muligheten til ikke å betale leie for møterom dersom: a) gruppen din møtes i en "trengende periode" (f.eks. en ferie og/eller i lav sesongen); b) du bruker mye på mat og drikke pr. rom pr.døgn (f.eks. dine deltakere spiser frokost, lunch, snacks i pausene og en mottakelse/dinner); c) arrangementet ditt vil være super reklame for hotellet du har valgt.
8) Aktiviteter i nørheten: dersom gruppen din har mange kvelder fri, eller vil du avtale aktiviteter for gruppen utenfor hotellet? I begge tilfeller blir det rimeligere dersom deltakerne har gangavstand til lokale attraksjoner, enten for deg som planlegger eller for deltakerne. Hvis gruppen har mange kvelder fri, og det finnes attraksjoner i gangavstand, vil deltakerne like å slippe å betale for taxi, hente bilen fra garasjen, og finne ut av kjøremønsteret i en fremmed by. Planlegger du aktiviteter utenfor hotellet, kan transport til de ulike stedene bety en betydelig utgift. Velger du et hotell nær flere ulike steder, og deltakerne kan gå, er det en utgift spart. Klikk på hotellinformasjons knappen på venstreside av hotelltilbudet for å se det omkringliggende området med en liste med lokale attraksjoner på høyre side av kartet og avstanden fra hver lokale attraksjon til ditt hotell. Hotel Planner kan også sortere alle hotellmulighetene dine etter avstand til et spesielt sted. Se sorter etter-boksen over hotelltilbudene.
9) Transport: hvis mange av deltakerne ankommer med fly, se fort over flypriser fra ulike byer med hensyn til datoene for ditt arrangement. Ser du på flere byer, kan du finne at en er mer fornuftig enn en annen. Likeledes kan du bruke hotellinformasjons knappen til venstre for hvert hotelltilbud for informasjon om shuttle og taxipriser fra flyplassen, så vel som reisetiden fra flyplassen når du skal velge hotellplasseringen.
10) Oppgraderinger og behageligheter: din Hotel Planner representant vil alltid spørre om gruppen din kan få en gratis oppgradering innlemmet i gruppeprisen, eller et gratis gode til en av VIP deltakerne dine. Disse spesialitetene merkes av deltakerne og kan leveres gruppen uten ekstra kostnad for deg.
11) En bonus til! En pr femti rom: dette er standard ved de fleste hoteller, der for hvert femtiende rom som opptas av deltakere blir et rom gitt gratis! Noen hoteller tilbyr bare når over femti rom er opptatt PR: NATT. Andre igjen vil kreditere dette på økende basis. Noen hotell tilbyr en pr. førti optatte rom, eller færre. Hotel Planner arbeider med en mengde hoteller som tilbyr et gratis rom for så få som ti opptatte rom pr natt. Disse gratisromavtalene blir presentert i kommentardelen under Hotellets grupperompris.
Lykke til og det beste for forhandlingene! Du er nå i gang med begivenhetsplanleggingen.