Det første du må tenke på er å reservere rom på et lokalt hotell for utenbys gjester. Det verste som kan skje er at gjestene dine ringer rundt etter et hotellrom før slektsstevnet, bare for å finne ut at alle rommene i byen koster 2500 kroner pr rom pr natt eller enda verre, at alle rom er opptatt pga en stor konvensjon eller et idrettsarrangement. Det er derfor det er veldig viktig å reservere en del rom for dine gjester til spesielle priser ved ett eller to hoteller i god tid før det store arrangementet.Ved de fleste hoteller er minste antall rom for reservering 10 rom pr natt. Hvis du ser etter mer enn 30 rom pr natt, er en annen god ide å dele gruppen mellom to eller tre hoteller. På denne måten har gjestene et valg mellom forskjellige steder og priser.
Du vil at dine familiemedlemmer skal være interessert i slektsstevnet og skape forventning hos dem. God forberedelse er nøkkelen. Begynn med å velge det perfekte stedet. Vår teknologi er perfekt for dette og den gir deg muligheten til å se på flere mulige steder samtidig. Du vil finne et sted til ditt slektsstevne som er sentral slik at alle slektninger lett kan komme seg dit. Du vil også forsikre deg at stedet har mange nok attraksjoner og ting og gjøre for alle aldersgrupper, slik at alle slektninger, unge og gamle, gleder seg til reisen. Det verste som kan skje er at gjestene dine ringer rundt etter et hotellrom før slektsstevnet, bare for å finne ut at alle rommene i byen koster 2500 kroner pr rom pr natt eller enda verre, at alle rom er opptatt pga en stor konvensjon eller et idrettsarrangement. Det er derfor det er veldig viktig å reservere en del rom for dine gjester til spesielle priser ved ett eller to hoteller i god tid før det store arrangementet.Ved de fleste hoteller er minste antall rom for reservering 10 rom pr natt, men dersom du bruker bankettsalen til hotellet kan antallet noen ganger være lavere.
For å oppnå dette målet er det ikke sikkert du vil ringe blindt rundt til hoteller på ulike steder. Du gjør hverken deg selv eller familien en tjeneste ved å reservere til den første prisen et hotell tilbyr. Du har heller ikke all informasjon om hotellet, og det er viktig at du får organisert og detaljert beskrivelse av alle bekvemmeligheter før du tar en avgjørelse. Første steg er å se hvilke priser du finner på internett. En god kilde til enkelt og kunne sammenlikne forskjellige hotellpriser er HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Det beste ved dette systemet er at det er gratis og veldig enkelt og bruke. Alt du behøver å gjøre er og legge inn mulige datoer og mulige steder for slektsstevnet ditt og HotellPlanner.com vil gjøre resten. Det lar deg søke hotell-gruppepriser i flere byer samtidig på en tydelig og organsisert måte uten hotell bias. Du kan også styre gjennomgang av informasjonen etter sted, pris eller hotellkjedenavn. De tildeler deg også en kontorepressentant som hjelper deg og forsikre at hotellprisen ikke bare er den beste, men de hjelper deg også med reservasjonsprosessen. Reservasjonsprosessen er veldig viktig fordi at selv om romprisen er lav, kan bestillingen inneholde veldig strenge avbestillingspraksis, et høyt kontantdepositum eller andre skjulte kostnader som obligatoriske plassavgifter. HotelPlanner.com kontorepressentanten vil gjerne hjelpe deg gjennom disse og alle andre spørsmål du kan møte. Etter at du har valgt hotell, setter de opp en online bestilligsnettside som kun er til ditt slektsstevne, uten omkostninger for deg. Dette vil hjelpe deg med å ha spore alle slektningene dine etter hvert som de bekrefter hotellrommet.